Al fine di velocizzare il business delle società e agevolare il funzionamento degli organi sociali, sempre più spesso vengono previste all’interno degli statuti clausole che consentono lo svolgimento di assemblee a distanza mediante mezzi di telecomunicazione.
L’intervento della Massima H.B.39 del Comitato Interregionale dei Consigli Notarili del Triveneto, ha legittimato le adunanze societarie a distanza, anche nel caso in cui lo statuto non preveda questa possibilità. Dovrà comunque venir garantita la possibilità di discussione a tutti come se la riunione si svolgesse dal vivo.
Il fine è quello di venire incontro alle persone in questo momento difficile che stiamo passando e permettere l’organizzazione di assemblee societarie online nonostante lo statuto non lo preveda.
Le società possono, visto il periodo di emergenza causato dal Covid-19, prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Addirittura le società possono imporre che l’assemblea si svolga solo mediante mezzi di telecomunicazione, che, naturalmente, garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza la necessità che si trovino nello stesso luogo presidente, il segretario o il notaio.
Verbalizzazione contestuale e non contestuale
La verbalizzazione può essere contestuale o non contestuale, a seconda che essa avvenga contemporaneamente oppure successivamente rispetto allo svolgimento dell’assemblea.
La riforma del diritto societario, infatti, con la modifica dell’art. 2375 cod. civ, ha consentito in via definitiva il verbale assembleare non contestuale che, in particolare, potrà essere:
- immediatamente successivo all’assemblea, ma comunque ultimato nella stessa data;
- iniziato nella data dell’assemblea e ultimato in una data successiva;
- iniziato e concluso in una data successiva rispetto all’assemblea.
In ogni caso, il verbale non contestuale dovrà essere redatto senza ritardo e, soprattutto, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione.
Il presidente dell’assemblea
Il presidente, nonostante l’assemblea si svolga in via telematica, dovrà comunque essere in grado di:
- verificare la regolarità della costituzione;
- accertare l’identità e la legittimazione dei presenti;
- regolare lo svolgimento ed accertare i risultati delle votazioni.
La presidenza dell’assemblea, in particolare, verrà assunta dalla persona indicata nello statuto oppure, in mancanza di tale previsione, da quella designata con il voto espresso dalla maggioranza degli intervenuti.
Il ruolo di garanzia del notaio
A pena di nullità della deliberazione – sanabile tuttavia, ai sensi dell’art. 2379-bis, secondo comma, cod. civ., mediante una verbalizzazione notarile posta in essere prima dell’assemblea successiva – il verbale di un’assemblea straordinaria dovrà assumere la forma di atto pubblico e, pertanto, ai sensi dell’art. 2375 cod. civ., dovrà necessariamente essere redatto da un notaio.
Nel caso si tratti, invece, di assemblea ordinaria, il verbale sarà redatto da un segretario, o da un notaio ove richiesto. Quando il verbale è redatto da un notaio, essendo un atto pubblico, avrà efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2700 cod. civ. e pertanto, farà piena prova fino a querela di falso.
La nuova Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano
Cosa succede se lo statuto prevede espressamente che presidente e soggetto verbalizzante si trovino nello stesso luogo di convocazione?
La risposta al quesito ci viene fornita dalla Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano che ha confermato la possibilità di intervenire mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che si tratti però di verbale non contestuale redatto in forma pubblica e, quindi, da un notaio nella sua qualità di pubblico ufficiale.
In tal caso il presidente potrà quindi non trovarsi nello stesso luogo del notaio verbalizzante.
Il verbale, infatti, può essere sottoscritto dal solo notaio non essendo richiesta, a pena di invalidità, la sottoscrizione anche del presidente dell’assemblea. L’art. 2375 cod. civ. andrebbe quindi letto nel senso che la sottoscrizione del notaio è da considerarsi alternativa alla sottoscrizione del presidente.
Di conseguenza, dal momento che, non solo la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, ma anche lo stesso legislatore ritengono non indispensabile la firma del soggetto che presiede l’assemblea, si può affermare che, in caso di assemblea svolta a distanza e in presenza di verbalizzazione non contestuale, il presidente possa essere dislocato in un luogo diverso rispetto a quello del notaio.
Il luogo di convocazione sarà, comunque, quello dove si troverà il notaio verbalizzante e non il domicilio del presidente.
Conclusioni
E’, quindi, consentito organizzare una assemblea societaria completamente a distanza.
Nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio. I soci, gli amministratori, i sindaci e persino il presidente dell’assemblea possono essere collegati con mezzi di telecomunicazione.
Vi è un ulteriore e importante vantaggio per le assemblee verbalizzate da notaio. Il verbale assembleare può essere redatto successivamente e recare la sottoscrizione del solo notaio, senza dover raccogliere sul medesimo documento anche la sottoscrizione del presidente dell’assemblea.
In definitiva, il notaio (se nominato segretario dell’assemblea) può essere da solo nel luogo di convocazione della riunione; può sottoscrivere da solo il verbale e procedere alle necessarie comunicazioni al registro delle imprese.
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Fonte: Altalex